MD Бизнес-план Маркетинг Управление Инвестиции Промоушен HR IT
md-it
md-it
>
Интернет и интранет Дистанционное обучение Системы с открытым исходным кодом Интеллектуальные системы Автоматизация предприятий Книги по IT Услуги IT-консалтинга О проекте
 
Автоматизация предприятий :: Выбор информационной системы :: Как подготовиться к выбору корпоративной информационной системы

Как подготовиться к выбору корпоративной информационной системы


Чтобы корпоративная информационная система принесла необходимый эффект, а деньги предприятия не были потрачены впустую, перед выбором программного продукта и тем более перед непосредственной покупкой и внедрением программы необходимо провести ряд обязательных подготовительных мероприятий.


Корпоративные информационные системы (КИС) предназначены для автоматизации бизнес-процессов на предприятии, в том числе для автоматизации оперативного и управленческого учета. На Западе такие системы называются MIS (Management Information System - управленческая информационная система).

КИС могут быть различными и зависят от масштаба и сложности процессов, которые требуется автоматизировать. Исторически, по мере усложнения решаемых задач, появления необходимой технической базы (в первую очередь развития компьютерной техники) возникали и соответствующие стандарты КИС: MRP, MRPII, ERP, CSRP1.

Для финансового директора внедрение КИС - это, прежде всего, инвестиционный проект. При наличии свободных средств финансовый директор всегда решает, во что их вложить. Внедрение КИС - один из способов вложения средств.

Приступая к детальной проработке инвестиционного проекта, следует хотя бы ориентировочно оценить его эффективность. А для этого нужно определить ожидаемые от внедрения КИС результаты.

Личный опыт

Георгий Чкареули, директор по финансовому консалтингу компании IBS

Результаты внедрения системы следует очень четко представлять до ее выбора. В противном случае существует риск принятия неверного решения при выборе системы.

Нужно понимать, что КИС - это не только способ автоматизации процессов, но и инструмент управления бизнесом. Поэтому ведущие менеджеры фирмы должны совместно продумать схему работы компании после внедрения системы. Это целесообразно проводить в форме обсуждения, к которому все участники должны подготовить и сформулировать свои требования к системе. У этого процесса обязательно должен быть координатор, и лучше всего, если им будет финансовый директор, а не IT-менеджер.

Результаты внедрения можно разделить на несколько групп. По каждой из них ведущие менеджеры должны определить цели новой системы.

Первая группа - новые функциональные возможности. Это возможность получать качественно новую информацию для принятия решений. Например, определение прибыльности отдельных подразделений, продуктов, проектов, получение новых аналитических данных по продажам и затратам, встроенные функции кредитного контроля и т. д.

Вторая группа - ускорение и качественное улучшение учета. Возможность "закрывать" отчетность компании за несколько дней вместо нескольких недель, а также возможность избежать многократного ввода информации, потенциальных ошибок. Сюда же можно отнести упрощение процесса получения управленческой и международной отчетности и прозрачность системы для аудита.

Третья группа - оптимизация бизнес-процессов. При внедрении системы будут формализованы и оптимизированы ключевые бизнес-процессы (например, закупки, продажи, планирование). Фактически перед внедрением производится реинжиниринг этих функций, что иногда даже более ценно, чем совершенствование учета.

Ольга Каненкова, главный бухгалтер "Автофрамос"/RENAULT

Еще до этапа выбора корпоративной системы мы понимали, что хотим получить от ее внедрения.

В первую очередь это оптимизация бизнес-процессов с помощью интеграции информационных технологий. Кроме того, при росте бизнеса внедрение КИС позволит улучшить обмен информацией между различными службами и сократить количество персонала на "объемных" операциях. И наконец, при сложных бизнес-процессах (например, от этапа формирования заказа клиента, передачи заказа в производство, через производственный этап к выпуску готовой продукции и продаже) только КИС позволяет увидеть картину в целом и, соответственно, дает возможность анализа и планирования на каждом этапе.

Чего вы ждете от внедрения КИС

Анализ положительного опыта других компаний поможет финансовому директору понять, какой экономический эффект можно ожидать от внедрения КИС. Ориентиром здесь могут быть положительные результаты от внедрения КИС (стандарта ERP) в западных компаниях2:

* снижение транспортно-заготовительных расходов на 60%;

* снижение задержек отгрузки готовой продукции на 45%;

* уменьшение страховых запасов (уровень неснижаемых остатков на складах) на 40%;

* снижение производственного брака на 35%;

* уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат на 30%;

* сокращение производственного цикла на 30%;

* уменьшение складских площадей на 25%;

* увеличение оборачиваемости товарноматериальных запасов на 65%.

Естественно, на начальном этапе расчеты эффективности носят ориентировочный характер. Однако они дают возможность определить, сколько примерно средств позволит сэкономить внедрение системы.

Предположим, что цель предприятия - за счет внедрения КИС уменьшить страховые запасы сырья, материалов и комплектующих на 40% и, как следствие этого, уменьшить арендуемые складские площади на 25%. При этом финансовый директор ориентируется на то, что на аналогичных предприятиях успешное внедрение КИС обеспечивало такие же или более высокие результаты. Предварительно оценить эффективность внедрения КИС финансовый директор может следующим образом.

Допустим, стоимость страховых запасов сырья, материалов и комплектующих составляет 400 000 долл. в месяц, а арендная плата за складские площади - 40 000 долл. в месяц. Если внедрение КИС обеспечит достижение указанных результатов, это приведет к высвобождению денежных средств в размере 160 000 долл. (400 000 долл. х 40%) и к ежемесячному снижению затрат на 10 000 долл. (40 000 долл. х х 25%).

Однако не все результаты внедрения КИС можно оценить в денежном выражении. Некоторые дают финансовый эффект опосредованно. Это, например:

* повышение привлекательности компании для клиентов за счет улучшения качества их обслуживания (учитываются предпочтения клиента, своевременно выставляются счета и т. д.);

* оперативное представление руководству предприятия полной информации о деятельности компании;

* сокращение числа ошибок персонала предприятия и ненужных операций (устранение дублирования и т. д.);

* сокращение срока выхода на рынок новых продуктов и услуг;

* эффективное прогнозирование и планирование деятельности предприятия.

Предположим, руководство компании четко сформулировало желаемый результат от внедрения КИС. Ориентировочные расчеты финансового директора позволят понять, имеет ли смысл вкладывать деньги во внедрение КИС. Необходимо рассчитать, хватит ли имеющихся у предприятия финансовых ресурсов для реализации проекта внедрения КИС.

Сколько денег вы готовы потратить на КИС

Для ответа на этот вопрос необходимо составить бюджет. Бюджет должен охватывать периоды как внедрения КИС, так и ее эксплуатации. На первом этапе нет необходимости составлять детальный бюджет, достаточно определиться с порядком сумм, выделяемых на автоматизацию.

Многие руководители компаний полагают, что сначала нужно выбрать конкретную КИС, а затем составлять бюджет. Это неверно. Понятно, что предприятие может использовать для внедрения КИС только свободные финансовые ресурсы, причем, как правило, не все. Другими словами, необходимо четко определить, какую же сумму свободных средств вы готовы потратить на КИС и распределить ее по статьям расходов. Именно для этого и составляется бюджет.

В бюджете нужно разделить средства на внедрение КИС и на ее эксплуатацию. Для российских предприятий это соотношение в среднем таково3:

1. капитальные вложения на внедрение КИС (приобретение оборудования, программного обеспечения и т. п.) - 60%;

2. суммарные затраты на эксплуатацию (в среднем период эксплуатации составляет 10 лет) - 40%, в том числе:

* обслуживание КИС (оплата труда персонала, консультантов, техническая поддержка и т. д.) - 14,5%;

* простои производства по причине технических сбоев КИС (отказ в работе оборудования, ошибки операторов и т. п.) - 2,5%;

* управление (администрирование) КИС предприятия (тестирование правильности работы системы, плановое обновление оборудования и т. д.) - 4%;

* затраты на эксплуатацию рабочих мест КИС (сопровождение, обучение, программные доработки рабочих мест и т. д.) - 19%.

Как сотрудникам компании готовиться к выбору КИС

Для подготовки к выбору КИС необходимо создать специальную рабочую группу, которая должна учесть все задачи автоматизации, стоящие перед предприятием.

В рабочую группу обязательно должны входить финансовый директор, а также ведущие специалисты предприятия по основным направлениям деятельности, в том числе и специалисты по информационным технологиям.

Рабочая группа подчиняется руководителю максимально высокого уровня (лучше всего непосредственно генеральному директору предприятия).

Личный опыт

Николай Переверзев, финансовый директор группы компаний "Техстройсервис"

Рабочая группа действительно необходима. Только состоять она должна:

o с одной стороны, из IT-специалистов, детально знакомых с работой нескольких КИС (например, SAP R/3, Navision, 1С и т. д.) и имеющих ряд успешно внедренных проектов. Безусловно полезно, а подчас и необходимо привлечение консультантов в области управленческого консультирования (management consulting services);

o с другой стороны, из ведущих сотрудников самого предприятия, четко представляющих его внутренние бизнес-процессы, отраслевую специфику, его сильные и слабые места. И внедрять КИС желательно сначала именно на проблемных участках функционирования предприятия.

Одна из основных проблем при выборе программы - качественная организация технологии работы рабочей группы. Ведь потом эта группа трансформируется в рабочую группу разработки и внедрения КИС и несет ответственность за конечный результат (сдача системы в продуктивную эксплуатацию). Не стоит забывать и о том, что в любом случае руководители предприятия в полной мере несут ответственность за результаты работы группы. В первую очередь именно они и являются основными потребителями аналитической информации и пользователями системы в дальнейшем. Отстранение их от работы группы недопустимо.

Если в состав рабочей группы не входит работающий на предприятии квалифицированный специалист по информационным технологиям, то целесообразно обучить входящих в группу сотрудников методам построения КИС. Это позволит:

* обеспечить единый подход к внедрению КИС в различных подразделениях предприятия;

* снизить вероятность ошибок на этапах определения требований к системе и ее выбору;

* достичь взаимопонимания как между членами рабочей группы, так и со специалистами внедряющей компании.

Основные требования к процессу обучения - интенсивность и практическая польза от получаемых знаний. Понятно, что ни одна компания не будет ждать 2-3 года, которые, например, занимает подготовка специалиста в высшем учебном заведении по программе второго высшего образования. Поэтому наиболее приемлемый путь - обучение на базе консультационных компаний, которые в настоящее время имеют большой опыт такого рода подготовки, и, что немаловажно, направленность на практическое решение задач. Финансовый директор должен предусмотреть расходы на обучение сотрудников компании, иначе впоследствии затраты на сопровождение системы сторонними консультантами могут оказаться неоправданно высокими. Кроме того, собственные специалисты знают предприятие изнутри и поэтому могут более эффективно эксплуатировать систему.

Личный опыт

Георгий Чкареули, директор по финансовому консалтингу компании IBS

Если в компании нет сотрудников, работавших с проектами внедрения КИС, то это большая проблема.

В таких случаях оправдывает себя подход, основанный на найме новых сотрудников, имеющих соответствующий опыт. Ключевые специалисты - это финансовый контролер (отвечающий за весь процесс учета), начальник отдела планирования и системный администратор. Если существуют сложности с подбором таких кадров, то можно воспользоваться услугами консалтинговой фирмы для определения требований к выбору системы. Однако в компании обязательно должен быть подготовленный координатор процесса.

Каковы ваши требования к системе и внедряющей компании

Определение проблемных областей предприятия

Для выбора КИС и стратегии ее внедрения4 нужно определить проблемные области, которые и следует автоматизировать в первую очередь, - зачем тратить деньги на то, что и так хорошо работает?

Для выявления таких областей необходимо провести бизнес-диагностику - анализ и описание бизнес-процессов предприятия. Бизнес- диагностику могут выполнить как специалисты рабочей группы, так и сотрудники консультационной компании. Во втором случае финансовому директору нужно учесть необходимые для этого дополнительные затраты.

Формулирование требований к системе

При формулировании требований, предъявляемых к КИС, финансовому директору необходимо обратить особое внимание на две функции системы: перечень отчетных форм, которые должны предоставляться системой, и ее масштабируемость.

Различают функциональную масштабируемость и масштабируемость по мощности.

Функциональная масштабируемость означает возможность при необходимости приобрести и внедрить дополнительные модули системы, которые не требуются на начальных этапах автоматизации. Они должны быть совместимы друг с другом и с теми модулями, которые уже внедрены.

Масштабируемость по мощности означает полное сохранение работоспособности и выполнение всех функций системой при изменении масштаба деятельности. Например, на этапе внедрения для работы с КИС было предусмотрено 40 рабочих мест. При росте бизнеса может потребоваться большее количество рабочих мест, например 120. Если система масштабируема по мощности, ее работа при увеличении числа рабочих мест не нарушится и все новые рабочие места будут обладать теми же возможностями, что и исходные 40.

В частности, финансовый директор должен предусмотреть возможности:

* последовательного приобретения и внедрения полностью совместимых друг с другом блоков модуля "Финансы" информационной системы (требование к функциональной масштабируемости);

* сохранения работоспособности модуля "Финансы" при увеличении числа пользователей и объемов обрабатываемой финансовой информации (требование к масштабируемости по мощности).

Требования к системе на других участках должны сформулировать другие члены рабочей группы при тесном взаимодействии со старшими менеджерами компании.

Личный опыт

Николай Переверзев, финансовый директор группы компаний "Техстройсервис"

При выборе КИС нами были определены требования к реализуемому в КИС построению процесса:

1. планирования:

o требования к планам, интерфейсам, переносу данных;

o выявление области функциональных дефицитов перспективной системы;

2. бухгалтерского и оперативного учета:

o требования к плану счетов, организации синтетических и аналитических счетов;

o необходимые интерфейсы, интегрирование данных;

o области функциональных дефицитов системы;

3. контроля, анализа и формирования управленческой отчетности:

o необходимость использования расширенной функциональности системы;

o требования к форматам документов, интерфейсам, переносу данных;

o выявление областей функциональных дефицитов системы.

Формулирование требований к внедряющей компании

Рабочая группа должна сформулировать требования к компании, которая будет внедрять КИС. Здесь важны два момента. Во-первых, следует убедиться, что у компании есть опыт внедрения КИС на предприятиях, аналогичных вашему, в установленные сроки и в рамках утвержденного бюджета. Во-вторых, нужно получить положительные отзывы о деятельности внедряющей компании "из первых рук", то есть от предприятий, на которых она осуществляла внедрение КИС. Не лишним будет посетить одно или несколько таких предприятий, чтобы на месте ознакомиться с работой внедренных КИС и в личных беседах услышать мнения специалистов этих предприятий о трудностях и проблемах при взаимодействии с внедряющей компанией.

На заключительном этапе выбора системы и компании, которая будет осуществлять внедрение, рабочая группа должна подготовить проекты документов для заключения контрактов как с поставщиком КИС, так и с внедряющей организацией.

При подготовке договоров с внедряющей компанией финансовый директор должен предотвратить возможные неоправданные расходы. Так, в контракте с компанией, осуществляющей внедрение, необходимо четко разделить консультационное сопровождение внедрения КИС и собственно внедрение. Иначе придется дополнительно платить за консультации, необходимые при внедрении программы.

Итак, если вы определили для себя, какие результаты должны быть достигнуты при внедрении КИС, какой экономический эффект это принесет, какие процессы нужно автоматизировать и какая компания вам для этого необходима, - это означает, что уже на подготовительном этапе вы существенно снизили риск неэффективности затрат на внедрение КИС.


Источник: www.fd.ru

Версия для печати
Вернуться к разделу "Выбор информационной системы"
Обсудить статью на форуме.



Поиск


Выбор системы управления эффективностью бизнеса: решающие факторы
Концепция BPM - Business Performance Management (управление эффективностью бизнеса) небезосновательно является одной из наиболее популярных на сегодняшний день. Действительно, в случае успешной...
подробнее..
Выбор информационной системы
Как не потратить несколько миллионов долларов на покупку системы, которая даже после двух лет внедрения не сможет поддержать рутинные бизнес-процессы?
подробнее..
Как выбрать программное обеспечение по управлению проектами?
Достаточно часто в проектно-ориентированной организации перед руководителем стоит вопрос о выборе программного обеспечения в области управления проектами. Очень важно, чтобы выбранное программное...
подробнее..
Информационные системы класса ERP
В настоящее время наблюдается спад активности на многих российских предприятиях розничной торговли из-за неготовности к условиям конкурентного рынка. В отсутствии серьезных возможностей для объемных...
подробнее..
Горе автоматизация и как с ней бороться
Исторически сложилось так, что наибольшее распространение в нашей стране получили программы сравнительно маленькие, так сказать "легкие". Стоят они, в общем, недорого, так что вполне доступны даже...
подробнее..
ERP-системы с открытым исходным кодом набирают обороты
С подозрением наблюдая за растущим числом поглощений компаний, выпускающих бизнес-приложения, и понимая, что его вложения в систему планирования ресурсами предприятия в один прекрасный день могут...
подробнее..
 
Rambler's Top100 Powered by Flede Valid HTML 4.0 Transitional
Реклама: