Практические советы системного интегратора

Любое предприятие сталкивается с проблемой выбора информационной системы для автоматизации управленческого учета. Сейчас невозможно найти отечественную компанию, в которой не использовались бы информационные системы. При этом время от времени предприятия принимают рения по обновлению информационных систем. Что заставляет их принимать такие решения?

Роль и критерий полезности управленческой системы

Зачем компаниям вообще нужна управленческая система, и на основании чего можно судить, насколько хорошо она выполняет свою роль? Прежде всего, система конкретной компании должна быть по-своему уникальна. Дело в том, что компания, которая ее применяет, является единственной в своем роде, поэтому и система должна в точности повторять все ее контуры. Выбор информационной системы можно в чем-то сравнить с выбором человеком одежды или обуви для себя: вряд ли кто-то согласится по собственной воле носить туфли на два размера меньше своего и покупать дорогую одежду без примерки.

Известно, что компания представляет собой объединение активов и сотрудников. Сами по себе активы — это всего лишь объекты собственности, и только сотрудники могут заработать компании своей квалификацией, трудом и талантом столь необходимую ей прибыль. Таким образом, уникальность компании определяется тем, как организовано управление сотрудниками и какая модель поведения специалистов сложилось в компании. Назначение автоматизированной системы управленческого учета — это улучшение и формализация управления и взаимодействия между сотрудниками.

Однако, никакая автоматизированная система управления никак и никогда не сможет заменить собой свод негласных правил, применяемых в компании. В конечном счете, цель любого руководителя — максимально высокая производительность и качество выполняемых подчиненными работ в тех конкретных условиях, в которых сейчас находится компания; при этом использование информационной системы должно способствовать этому росту. Таким образом, полезность информационной системы определяется критерием повышения эффективности работы сотрудников при ее использовании.

Оптимизация системы управления сотрудниками

В современном мире компании подвержены воздействию большего количества внешних и внутренних факторов: изменение технологий, рост и развитие бизнеса, воздействие конкурентов и т.д. Под влиянием этих изменений руководство вносит коррективы в систему управления сотрудниками, сложившуюся в компании. Типичным примером таких изменений является работа компаний после появления Интернета. При этом нередко бывают и случаи, когда менеджмент не успевает вовремя отреагировать на воздействия среды, и это приводит к тому, что внутри компании падает эффективность работы сотрудников.

Любопытную историю рассказали в своей книге К. Нордстрем и Й. Риддерстрале о компании Ford Motors. Так, руководство компании приняло решение сократить на 100 человек отдел дебиторской задолженности и выполнило свое решение, преодолев при этом поднятый недовольными шум. Недовольство мотивировалось тем, что все сотрудники еле справлялись с работой, когда в отделе было 500 сотрудников, а в условиях работы 400 человек справляться с работой будет еще более затруднительно. Некоторое время спустя компания Ford Motors провела сравнительный анализ, взяв ближайшего конкурента — Mazda. И как были удивлены в Ford узнав, что Mazda в аналогичном отделе имеет всего 5 человек. Просто процессы в Mazda были в большей отлажены и автоматизированы.

Нужно отметить, что система управленческого учета оказывает консервирующее воздействие на систему управления сотрудниками. На каждое существенное изменение в системе управления придется включать дополнительные расходы, связанные с внесением симметричных изменений в информационную систему. Эти затраты заключаются в привлечении ресурсов для внесения изменений в систему. Поэтому перед внедрением системы мы бы рекомендовали производить анализ текущей ситуации на предприятии и внести корректирующие изменения до начала использования информационной системы. Это позволит избежать лишних затрат и усилий в будущем. Можно проводить подобный мониторинг положения дел в компании на регулярной основе.

Грамотно проведенный анализ текущей модели бизнес-процессов позволит сформировать четкое представление о том, что и как должно быть автоматизировано. Как покупателю, не знающему, что конкретно он хочет приобрести, легко ошибиться в своем выборе, так и компании без грамотного набора требований к информационной системе легко попасть в положение, когда полученный результат не соответствует ожиданиям. Только в этом случае проект автоматизации будет успешен, а средства, выделенные на него, обязательно окупятся.

Определение требований к системе управленческого учета

При взаимодействии с информационными системами компания проходит несколько стадий, это: определение потребности в информационной системе; выбор решения; реализация проекта; работа с информационной системой и принятие решения о модернизации или прекращении дальнейшего ее использования.

Управленческий учет — это процесс получения, хранения, анализа, интерпретации, подготовки и предоставления финансовой информации менеджменту, должный помочь ему в планировании, оценке и управлении организацией для обеспечения оптимального использования ее ресурсов и полноты учета. Поэтому, как правило, инициаторами внедрения новой информационной системы управленческого учета выступают финансовые службы компании.Однако надо учесть, что информационная система наполняется данными о хозяйственной деятельности предприятия и вносить эти данные будут сотрудники других подразделений. Таким образом, необходимо учесть влияние, которое окажет система на другие подразделения.

Для четкого формирования требований к информационной системе рекомендуется составить компетентную комиссию из сотрудников предприятия. Выбранные сотрудники должны быть профессионалами в своей области и знать положение дел в компании. Желательно, чтобы подобную комиссию возглавлял либо генеральный директор, либо представитель высшего руководства, лично заинтересованный в успешности начинания. Обязательно необходимо учесть и тот факт, что представители разных подразделений будут стараться "тянуть одеяло" на себя, поэтому способность председателя комиссии придерживаться интересов компании будут иметь особую ценность и вес. Целью данной комиссии является необходимость учета пожеланий специалистов с тем, чтобы впоследствии наложить их на интересы компании. Дело в том, что нередко при внедрении системы организация процесса первичного сбора информации и принятия решения игнорируется — или же она ведется одним экспертом; такой подход может стать причиной провала.

Результатом деятельности подобной комиссии являются четко сформулированные требования к информационной системе. Если, например, в результате работы комиссия придет к решению, что требуется исправить сам подход к организации деятельности компании, то работа над формированием требований к информационной системе приостанавливается на время внесения изменений в систему управления сотрудниками.

Комиссией рассматриваются бизнес-требования к системе, поэтому на данном этапе следует привлекать ИТ-специалистов компании. Дело в том, что ИТ-специалисты будут иметь в этой ситуации особый вес и могут начать склонять комиссию в сторону той или иной информационной системы, как бы подбирая требования предприятия к определенной функциональности. При таких подходах обычно создается прецедент, при котором работа по анализу и внесению изменений в системе управления может вылиться в попытку вогнать бизнес-процессы компании в рамки существующей известной информационной системы. Это не решает задачу предприятия и не дает возможности сосредоточиться на решении ключевой задачи, для которой реализуется проект построения автоматизированной системы.

Плюсы и минусы готовой и разрабатываемой системы

ИТ-специалисты привлекаются к работе комиссии на этапе выбора конкретной системы. Задача ИТ-службы будет заключаться в том, чтобы ориентируясь на предложенные бизнес-требования подобрать различные варианты ИТ-решения. При этом нужно обязательно исходить из того факта, что первичными являются именно требования, выдвигаемые к информационной системе, а не возможности того или иного решения. На текущий момент рынок решений информационных систем управленческого учета насыщен большим количеством вариантов, а сами решения сторонних разработчиков за десятилетия прошли долгий путь совершенствования, так что, скорее всего можно сказать с высокой долей вероятности, что найдется решение способное удовлетворить ваши бизнес требования.

Обычно выбор стоит между готовыми решениями или самостоятельной разработкой компании. Написание своими силами информационной системы имеет как и преимущества, так и недостатки. Существенное преимущество самостоятельно разрабатываемых решений заключается в том, что руководство может в любой момент отдать задание на изменение программного кода и это часто очень нравиться владельцам бизнеса. С другой стороны, поспешно принимаемые решения об изменении программного кода вносят неразбериху в работу и редко документируются, создавая при этом дополнительные трудности. К другим недостаткам относятся: высокая стоимость такого проекта для компании; сложность поддержки (с уходом ведущих специалистов компания рискует потерять поддержку и развитие системы); неизбежные ошибки и большое количество сбоев при работе системы.

Готовые решения от сторонних разработчиков в отличие от самостоятельных разработок более надежны: проблемы, связанные с поддержкой и устранением ошибок, берут на себя разработчик ПО и группа специалистов, занимающихся внедрением. В процессе внедрения ряд компонентов может быть доработан, согласно требованиям заказчика в четко указанные сроки, а также реализована интеграция с другими системами компании.

Выбор системы и ее развитие

Если требованиям, выдвигаемым комиссией к будущей системе, удовлетворяет несколько решений, то имеет смысл просто сравнить данные решения между собой. Ориентирами можно выбирать по аналогии с другими крупными проектами, например, насколько полно предлагаемое производителем программное обеспечение соответствует требованиям, какова репутация производителя ПО, суммарная стоимость владения решением и условия технического обслуживания? Среди других вопросов: применение решения другими отечественными и зарубежными предприятиями соответствующей отрасли; наличие офисов, технической поддержки и центров компетенции производителя программного обеспечения на территории России.

После выбора решения компания должна определиться с выбором подрядчика, который будет заниматься его внедрением. Стоит предостеречь компании от идеи содержать специалистов по информационной системе в своем штате, хотя она может сначала показаться довольно привлекательной (не нужно платить за услуги подрядчику), но на проверку может оказаться очень дорогой. Плата за услугу — это фактически плата за выполненную работу, а заработная плата штатного сотрудника — это плата за проведенное время на работе. Как правило, в случае со штатными специалистами начинают проявляться те же проблемы, что и при самостоятельной разработке информационной системы: проблемы с кадрами, с поддержкой и решением периодически возникающих проблем.

Самым простым и правильным подходом будет воспользоваться услугами системного интегратора. Как правило, такие компании уже накопили существенный опыт успешной реализации проектов автоматизации управленческого учета. Стоит отметить один важный факт: при общении с системными интеграторами необходимо делать упор на требования, которые были разработаны комиссией, а не на способность интегратором внедрять те или иные решения. На базе собранных данных и проведенного анализа совместно со специалистами подрядчика необходимо разработать техническое задание.

Нужно отметить, что, к сожалению, разрабатываемые мировыми производителями программного обеспечения, отраслевые решения в области управленческого учета, редко подходят отечественным компаниям в силу специфики бизнеса. Поэтому каждой отечественной компании требуется индивидуальный подход при автоматизации управленческого учета. В свете этого работа по формированию требований к информационной системе, проведенная комиссией на первом этапе, становиться еще более важной. Индивидуальный подход позволит дать четкое представление о том, что должна уметь информационная система — и это будет являться гарантией успеха проекта.

Алексей Колесов,

"Энвижн Груп"

T-Comm #7-8 (2007)

Источник: http://www.media-publisher.ru

Версия для печати
Вернуться к разделу "Системы автоматизации предприятий - ERP, CRM, BPM"
Обсудить статью на форуме.