MD Бизнес-план Маркетинг Управление Инвестиции Промоушен HR IT
md-it
md-it
>
Интернет и интранет Дистанционное обучение Системы с открытым исходным кодом Интеллектуальные системы Автоматизация предприятий Книги по IT Услуги IT-консалтинга О проекте
 
Автоматизация предприятий :: Практические советы системного интегратора

Практические советы системного интегратора


Любое предприятие сталкивается с проблемой выбора информационной системы для автоматизации управленческого учета. Сейчас невозможно найти отечественную компанию, в которой не использовались бы информационные системы. При этом время от времени предприятия принимают рения по обновлению информационных систем. Что заставляет их принимать такие решения?


Роль и критерий полезности управленческой системы

Зачем компаниям вообще нужна управленческая система, и на основании чего можно судить, насколько хорошо она выполняет свою роль? Прежде всего, система конкретной компании должна быть по-своему уникальна. Дело в том, что компания, которая ее применяет, является единственной в своем роде, поэтому и система должна в точности повторять все ее контуры. Выбор информационной системы можно в чем-то сравнить с выбором человеком одежды или обуви для себя: вряд ли кто-то согласится по собственной воле носить туфли на два размера меньше своего и покупать дорогую одежду без примерки.

Известно, что компания представляет собой объединение активов и сотрудников. Сами по себе активы — это всего лишь объекты собственности, и только сотрудники могут заработать компании своей квалификацией, трудом и талантом столь необходимую ей прибыль. Таким образом, уникальность компании определяется тем, как организовано управление сотрудниками и какая модель поведения специалистов сложилось в компании. Назначение автоматизированной системы управленческого учета — это улучшение и формализация управления и взаимодействия между сотрудниками.

Однако, никакая автоматизированная система управления никак и никогда не сможет заменить собой свод негласных правил, применяемых в компании. В конечном счете, цель любого руководителя — максимально высокая производительность и качество выполняемых подчиненными работ в тех конкретных условиях, в которых сейчас находится компания; при этом использование информационной системы должно способствовать этому росту. Таким образом, полезность информационной системы определяется критерием повышения эффективности работы сотрудников при ее использовании.

Оптимизация системы управления сотрудниками

В современном мире компании подвержены воздействию большего количества внешних и внутренних факторов: изменение технологий, рост и развитие бизнеса, воздействие конкурентов и т.д. Под влиянием этих изменений руководство вносит коррективы в систему управления сотрудниками, сложившуюся в компании. Типичным примером таких изменений является работа компаний после появления Интернета. При этом нередко бывают и случаи, когда менеджмент не успевает вовремя отреагировать на воздействия среды, и это приводит к тому, что внутри компании падает эффективность работы сотрудников.

Любопытную историю рассказали в своей книге К. Нордстрем и Й. Риддерстрале о компании Ford Motors. Так, руководство компании приняло решение сократить на 100 человек отдел дебиторской задолженности и выполнило свое решение, преодолев при этом поднятый недовольными шум. Недовольство мотивировалось тем, что все сотрудники еле справлялись с работой, когда в отделе было 500 сотрудников, а в условиях работы 400 человек справляться с работой будет еще более затруднительно. Некоторое время спустя компания Ford Motors провела сравнительный анализ, взяв ближайшего конкурента — Mazda. И как были удивлены в Ford узнав, что Mazda в аналогичном отделе имеет всего 5 человек. Просто процессы в Mazda были в большей отлажены и автоматизированы.

Нужно отметить, что система управленческого учета оказывает консервирующее воздействие на систему управления сотрудниками. На каждое существенное изменение в системе управления придется включать дополнительные расходы, связанные с внесением симметричных изменений в информационную систему. Эти затраты заключаются в привлечении ресурсов для внесения изменений в систему. Поэтому перед внедрением системы мы бы рекомендовали производить анализ текущей ситуации на предприятии и внести корректирующие изменения до начала использования информационной системы. Это позволит избежать лишних затрат и усилий в будущем. Можно проводить подобный мониторинг положения дел в компании на регулярной основе.

Грамотно проведенный анализ текущей модели бизнес-процессов позволит сформировать четкое представление о том, что и как должно быть автоматизировано. Как покупателю, не знающему, что конкретно он хочет приобрести, легко ошибиться в своем выборе, так и компании без грамотного набора требований к информационной системе легко попасть в положение, когда полученный результат не соответствует ожиданиям. Только в этом случае проект автоматизации будет успешен, а средства, выделенные на него, обязательно окупятся.

Определение требований к системе управленческого учета

При взаимодействии с информационными системами компания проходит несколько стадий, это: определение потребности в информационной системе; выбор решения; реализация проекта; работа с информационной системой и принятие решения о модернизации или прекращении дальнейшего ее использования.

Управленческий учет — это процесс получения, хранения, анализа, интерпретации, подготовки и предоставления финансовой информации менеджменту, должный помочь ему в планировании, оценке и управлении организацией для обеспечения оптимального использования ее ресурсов и полноты учета. Поэтому, как правило, инициаторами внедрения новой информационной системы управленческого учета выступают финансовые службы компании.Однако надо учесть, что информационная система наполняется данными о хозяйственной деятельности предприятия и вносить эти данные будут сотрудники других подразделений. Таким образом, необходимо учесть влияние, которое окажет система на другие подразделения.

Для четкого формирования требований к информационной системе рекомендуется составить компетентную комиссию из сотрудников предприятия. Выбранные сотрудники должны быть профессионалами в своей области и знать положение дел в компании. Желательно, чтобы подобную комиссию возглавлял либо генеральный директор, либо представитель высшего руководства, лично заинтересованный в успешности начинания. Обязательно необходимо учесть и тот факт, что представители разных подразделений будут стараться "тянуть одеяло" на себя, поэтому способность председателя комиссии придерживаться интересов компании будут иметь особую ценность и вес. Целью данной комиссии является необходимость учета пожеланий специалистов с тем, чтобы впоследствии наложить их на интересы компании. Дело в том, что нередко при внедрении системы организация процесса первичного сбора информации и принятия решения игнорируется — или же она ведется одним экспертом; такой подход может стать причиной провала.

Результатом деятельности подобной комиссии являются четко сформулированные требования к информационной системе. Если, например, в результате работы комиссия придет к решению, что требуется исправить сам подход к организации деятельности компании, то работа над формированием требований к информационной системе приостанавливается на время внесения изменений в систему управления сотрудниками.

Комиссией рассматриваются бизнес-требования к системе, поэтому на данном этапе следует привлекать ИТ-специалистов компании. Дело в том, что ИТ-специалисты будут иметь в этой ситуации особый вес и могут начать склонять комиссию в сторону той или иной информационной системы, как бы подбирая требования предприятия к определенной функциональности. При таких подходах обычно создается прецедент, при котором работа по анализу и внесению изменений в системе управления может вылиться в попытку вогнать бизнес-процессы компании в рамки существующей известной информационной системы. Это не решает задачу предприятия и не дает возможности сосредоточиться на решении ключевой задачи, для которой реализуется проект построения автоматизированной системы.

Плюсы и минусы готовой и разрабатываемой системы

ИТ-специалисты привлекаются к работе комиссии на этапе выбора конкретной системы. Задача ИТ-службы будет заключаться в том, чтобы ориентируясь на предложенные бизнес-требования подобрать различные варианты ИТ-решения. При этом нужно обязательно исходить из того факта, что первичными являются именно требования, выдвигаемые к информационной системе, а не возможности того или иного решения. На текущий момент рынок решений информационных систем управленческого учета насыщен большим количеством вариантов, а сами решения сторонних разработчиков за десятилетия прошли долгий путь совершенствования, так что, скорее всего можно сказать с высокой долей вероятности, что найдется решение способное удовлетворить ваши бизнес требования.

Обычно выбор стоит между готовыми решениями или самостоятельной разработкой компании. Написание своими силами информационной системы имеет как и преимущества, так и недостатки. Существенное преимущество самостоятельно разрабатываемых решений заключается в том, что руководство может в любой момент отдать задание на изменение программного кода и это часто очень нравиться владельцам бизнеса. С другой стороны, поспешно принимаемые решения об изменении программного кода вносят неразбериху в работу и редко документируются, создавая при этом дополнительные трудности. К другим недостаткам относятся: высокая стоимость такого проекта для компании; сложность поддержки (с уходом ведущих специалистов компания рискует потерять поддержку и развитие системы); неизбежные ошибки и большое количество сбоев при работе системы.

Готовые решения от сторонних разработчиков в отличие от самостоятельных разработок более надежны: проблемы, связанные с поддержкой и устранением ошибок, берут на себя разработчик ПО и группа специалистов, занимающихся внедрением. В процессе внедрения ряд компонентов может быть доработан, согласно требованиям заказчика в четко указанные сроки, а также реализована интеграция с другими системами компании.

Выбор системы и ее развитие

Если требованиям, выдвигаемым комиссией к будущей системе, удовлетворяет несколько решений, то имеет смысл просто сравнить данные решения между собой. Ориентирами можно выбирать по аналогии с другими крупными проектами, например, насколько полно предлагаемое производителем программное обеспечение соответствует требованиям, какова репутация производителя ПО, суммарная стоимость владения решением и условия технического обслуживания? Среди других вопросов: применение решения другими отечественными и зарубежными предприятиями соответствующей отрасли; наличие офисов, технической поддержки и центров компетенции производителя программного обеспечения на территории России.

После выбора решения компания должна определиться с выбором подрядчика, который будет заниматься его внедрением. Стоит предостеречь компании от идеи содержать специалистов по информационной системе в своем штате, хотя она может сначала показаться довольно привлекательной (не нужно платить за услуги подрядчику), но на проверку может оказаться очень дорогой. Плата за услугу — это фактически плата за выполненную работу, а заработная плата штатного сотрудника — это плата за проведенное время на работе. Как правило, в случае со штатными специалистами начинают проявляться те же проблемы, что и при самостоятельной разработке информационной системы: проблемы с кадрами, с поддержкой и решением периодически возникающих проблем.

Самым простым и правильным подходом будет воспользоваться услугами системного интегратора. Как правило, такие компании уже накопили существенный опыт успешной реализации проектов автоматизации управленческого учета. Стоит отметить один важный факт: при общении с системными интеграторами необходимо делать упор на требования, которые были разработаны комиссией, а не на способность интегратором внедрять те или иные решения. На базе собранных данных и проведенного анализа совместно со специалистами подрядчика необходимо разработать техническое задание.

Нужно отметить, что, к сожалению, разрабатываемые мировыми производителями программного обеспечения, отраслевые решения в области управленческого учета, редко подходят отечественным компаниям в силу специфики бизнеса. Поэтому каждой отечественной компании требуется индивидуальный подход при автоматизации управленческого учета. В свете этого работа по формированию требований к информационной системе, проведенная комиссией на первом этапе, становиться еще более важной. Индивидуальный подход позволит дать четкое представление о том, что должна уметь информационная система — и это будет являться гарантией успеха проекта.

Алексей Колесов,

"Энвижн Груп"

T-Comm #7-8 (2007)


Источник: http://www.media-publisher.ru

Версия для печати
Вернуться к разделу "Системы автоматизации предприятий - ERP, CRM, BPM"
Обсудить статью на форуме.



Поиск


Как сделать внедрение крупной информационной системы успешным
В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые...
подробнее..
Что такое CRM?
Среди многочисленных классов прикладных компьютерных программ, есть один, который в последнее время стал очень популярен. Это, так называемые "CRM системы". Несмотря на растущую популярность, я бы...
подробнее..
Системы НСИ: мировой опыт и тенденции развития
Службы и системы поддержки нормативно-справочной информации (НСИ), еще совсем недавно рассматривавшиеся как вспомогательные подсистемы, все чаще привлекают внимание проектных интеграторов и...
подробнее..
Небольшой магазин: нужна ли ему автоматизация?
Сегодня много говорят и пишут о том, что в последние несколько лет у нас в стране активно распространяются супермаркеты и развиваются торговые сети. Это действительно так, и широкая поступь этих...
подробнее..
Практические советы системного интегратора
Любое предприятие сталкивается с проблемой выбора информационной системы для автоматизации управленческого учета. Сейчас невозможно найти отечественную компанию, в которой не использовались бы...
подробнее..
Полезные советы по выбору и запуску системы управления складом
Когда заходит речь о выборе системы управления складом - WMS, обычно приводятся довольно сложные, запутанные или наоборот расплывчатые рекомендации. Их общий смысл сводится к одному - «думайте сами,...
подробнее..
 
Rambler's Top100 Powered by Flede Valid HTML 4.0 Transitional
Реклама: